Vacature: administratief onthaalmedewerker

Jabbeke is een levendige, groene gemeente in het Brugse Ommeland. Als lokaal bestuur zetten wij volop in op de ontwikkeling van onze organisatie. Voor de dienst Onthaal & Administratie zoeken wij een administratief onthaalmedewerker (C1-C3).

Wat ga jij doen?

Je maakt deel uit van de dienst Onthaal en Administratie, waar je samenwerkt met ervaren collega's. Je komt terecht in een enthousiast team dat zich dagelijks inzet voor goede dienstverlening, klantvriendelijkheid en administratieve ondersteuning van onze diensten.

Als administratief onthaalmedewerker ben je een belangrijk eerste aanspreekpunt voor inwoners en bezoekers. Je combineert een warm en professioneel onthaal met een correcte administratieve opvolging.

• Je verwelkomt burgers vriendelijk en professioneel als eerste aanspreekpunt.
• Je maakt bezoekers wegwijs en verwijst hen correct door naar de juiste dienst.
• Je beantwoordt vragen van burgers aan de balie, telefonisch en via andere kanalen.
• Je neemt telefonische oproepen aan, registreert ze en geeft ze correct door.
• Je registreert meldingen en vragen nauwkeurig via de balie, telefoon en digitale kanalen.
• Je voert administratieve verrichtingen uit aan de balie.
• Je helpt bij de verwerking van inkomende en uitgaande post en documenten.
• Je ondersteunt andere diensten met administratieve taken volgens duidelijke afspraken.
• Je helpt toeristische informatie verstrekken aan bezoekers.
• Je geeft signalen en terugkerende vragen van burgers door, zodat we onze dienstverlening verder kunnen verbeteren.

Wie zoeken wij?

We zoeken een klantgerichte en nauwkeurige medewerker die graag mensen helpt en zich thuis voelt in een administratieve en dienstverlenende omgeving.

• Je werkt graag in een onthaal- en dienstverlenende omgeving en hebt oog voor een correcte administratieve afhandeling.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en volgt afgesproken procedures en richtlijnen.
• Je functioneert vlot binnen een team en ondersteunt collega's waar nodig.
• Je gaat discreet en correct om met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens.
• Je draagt bij aan een professionele en toegankelijke uitstraling van het lokaal bestuur.
• Je beschikt minimaal over een diploma dat toegang geeft tot niveau C (hoger secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs).
• Je bent snel beschikbaar voor indiensttreding.
• Ervaring in een onthaal- of administratieve functie is een pluspunt, maar geen vereiste.
• Ervaring binnen een lokaal bestuur is eveneens een pluspunt, maar geen vereiste.

Samen met je team

Je komt terecht in een warm team waar samenwerking, klantvriendelijkheid en een goede dienstverlening centraal staan.

Onze troeven als werkgever

Extralegale voordelen

Je krijgt bovendien volop gelegenheid om je collega's beter te leren kennen, bijvoorbeeld tijdens de lunch, via het sportaanbod over de middag, Jabbeke on Tour voor nieuwe collega's, het personeelsfeest, teambuilding en andere activiteiten.

Selectieprocedure

De selectieprocedure bestaat uit verschillende stappen.

• Preselectie: bij meer dan 10 kandidaten gebeurt een voorafgaande selectie op basis van cv en motivatiebrief.
• Kennismakingsgesprek via Teams: kandidaten die geselecteerd worden op basis van de screening, worden uitgenodigd voor een kort gesprek over hun motivatie, verwachtingen en aansluiting bij de functie.
• Schriftelijke proef: beoordeling van relevante kennis en vaardigheden.
• Mondelinge proef: een gestructureerd interview over motivatie, competenties, ervaring en geschiktheid.
• Assessment center: voor de kandidaten die als beste uit de selectie komen.

Data selectie

• Kennismakingsgesprek: vrijdag 13 november 2026.
• Schriftelijke proef: vrijdag 20 november 2026.
• Mondelinge proef: woensdag 25 november 2026.
• Assessment: dinsdag 1 december 2026.