32360 - publicatiedatum 20/11/2023 - GEMEENTERAAD 13 november 2023 – Gemeentelijke reglementen - reglement tot het instellen van een klokkenluidersregeling
JURIDISCH KADER:
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, Hoofdstuk 2 Deugdelijk Bestuur, Afdeling 6, artikel III.60
Het decreet van 18 november 2022 tot wijziging van het provinciedecreet
AANLEIDING EN CONTEXT:
Op 18 november 2022 keurde de Vlaamse regering een wijziging aan het Bestuursdecreet goed die de klokkenluidersregeling verscherpt (invoering Europese regelgeving). Sindsdien moeten alle lokale besturen een klokkenluidersmeldpunt hebben voor de medewerkers en andere personen die met het lokaal bestuur samenwerken.
De klokkenluidersregeling heeft als doel om personen te beschermen als zij informatie uit hun werkomgeving over inbreuken op geldende regelgeving melden. Klokkenluiders moeten hiervoor terecht kunnen bij veilige meldingskanalen. Bij voorkeur is dat intern bij hun eigen organisatie. Ook meldingen bij het bevoegde externe meldingskanaal of openbaarmaking zijn mogelijk. Elke vorm van represaille naar aanleiding van een interne of externe melding, of openbaarmaking, is verboden.
ARGUMENTATIE:
Klokkenluiders zijn personen die in het kader van een werkrelatie inbreuken vaststellen en die inbreuken melden. Voor de lokale en provinciale besturen zijn het enkel de eigen personeelsleden die een melding kunnen maken bij het interne meldkanaal. Andere personeelsleden die een werkrelatie hebben met het lokale of provinciale bestuur, zoals bijvoorbeeld consultants, leveranciers, sollicitanten, … kunnen alleen een melding maken bij het bevoegde externe meldkanaal.
Het Bestuursdecreet definieert het begrip ‘inbreuk’ als een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is of die het doel of de toepassing van de regelgeving ondermijnt.
Een klokkenluidersmelding kan dus gaan over een inbreuk op regelgeving die op het lokale bestuur van toepassing is, die zich feitelijk of mogelijk al heeft voorgedaan of die zeer waarschijnlijk zal plaatsvinden.
De klokkenluidersregeling heeft als doel om personen te beschermen als zij informatie uit hun werkomgeving over inbreuken op geldende regelgeving melden. Klokkenluiders moeten hiervoor terecht kunnen bij veilige meldingskanalen.
Het intern meldpunt van de gemeente is het hoofd van het personeel. Concreet betekent dit dat de algemeen directeur het eerste aanspreekpunt is bij klokkenluidersmeldingen. Het meldpunt moet voldoen aan een reeks voorwaarden op vlak van discretie, behandeltermijnen, antwoorden aan de melder, …
Externe melders (bijvoorbeeld vrijwilligers, leveranciers, aannemers, sollicitanten, …) kunnen voor een melding terecht bij Audit Vlaanderen die fungeert als extern meldpunt voor de lokale besturen.
Een voorstel van reglement tot instellen van een klokkenluidersregeling voor gemeente en OCMW wordt hierbij voorgelegd.
VOORSTEL REGLEMENT TOT HET INSTELLEN VAN EEN KLOKKENLUIDERSREGELING:
Artikel 1: Definities
• Melder: de persoon die een melding doet over een (mogelijke) inbreuk.
• Melding: elke informatie, met inbegrip van redelijke vermoedens, over een inbreuk die toekomt bij het intern/extern meldingskanaal via eerder welke bron in het kader van een werkgerelateerde activiteit.
• Inbreuk: een handeling of een nalatigheid die voldoet aan een van de volgende voorwaarden:
o Ze is onrechtmatig;
o Ze ondermijnt het doel of de toepassing van de regelgeving.
• Intern meldpunt: de algemeen directeur als hoofd van het personeel of de daartoe door hem gedelegeerde personeelsleden.
• Extern meldpunt: Audit Vlaanderen.
• Betrokken persoon: de natuurlijke persoon of overheidsinstantie die de melder aanduidt als de persoon aan wie de inbreuk wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht.
Artikel 2: Algemeen
Sinds 11 december 2022 moeten alle lokale besturen een klokkenluidersmeldpunt hebben voor de medewerkers en andere personen die met het lokaal bestuur samenwerken. Het is daarbij de bedoeling om klokkenluiders meer bescherming te bieden.
De verplichting om een klokkenluidersmeldpunt te hebben, is het gevolg van een Europese Richtlijn op basis waarvan de Vlaamse Regering een wijziging doorvoerde aan het Bestuursdecreet van 7 december 2018, meer bepaald Hoofdstuk 2 Deugdelijk Bestuur, Afdeling 6, artikel III.60.
Klokkenluiders zijn personen die in het kader van een werkrelatie inbreuken vaststellen en die inbreuken melden. Voor de lokale en provinciale besturen zijn het enkel de eigen personeelsleden die een melding kunnen maken bij het interne meldkanaal. Andere personeelsleden die een werkrelatie hebben met het lokale of provinciale bestuur, zoals bijvoorbeeld consultants, leveranciers, sollicitanten, … kunnen alleen een melding maken bij het bevoegde externe meldkanaal. Personen zonder werkrelatie kunnen dus geen inbreuken melden in het kader van de klokkenluidersrichtlijn.
Het Bestuursdecreet definieert het begrip ‘inbreuk’ als een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is of die het doel of de toepassing van de regelgeving ondermijnt.
Een klokkenluidersmelding kan dus gaan over een inbreuk op regelgeving die op het lokale bestuur van toepassing is, die zich feitelijk of mogelijk al heeft voorgedaan of die zeer waarschijnlijk zal plaatsvinden.
Artikel 3: Intern en extern meldpunt
INTERN MELDPUNT
Algemeen directeur
Dorpstraat 3, 8490 Jabbeke
050 81 02 20
algemeendirecteur@jabbeke.be
EXTERN MELDPUNT
Audit Vlaanderen
Havenlaan 88 – bus 24, 1000 Brussel
02 553 45 55
Melding.audit@vlaanderen.be
De algemeen directeur is als hoofd van het personeel het intern meldpunt, overeenkomstig het bestuursdecreet.
Enkel personeelsleden van het lokaal bestuur kunnen informatie over inbreuken melden bij het interne meldpunt.
Een melding kan ook anoniem gebeuren. Personen die anoniem een melding hebben gedaan of informatie over een inbreuk openbaar hebben gemaakt en later toch worden geïdentificeerd, krijgen bescherming tegen represailles.
Externen die een (werk)relatie hebben met het lokaal bestuur (bijvoorbeeld vrijwilligers, leveranciers, aannemers, sollicitanten, …) melden mogelijk inbreuken steeds rechtstreeks extern bij Audit Vlaanderen.
Daarnaast kunnen ook personeelsleden van gemeente en OCMW inbreuken rechtstreeks melden bij het externe meldpunt, zonder dat er eerst een interne melding moet gemaakt worden, als zij van mening zijn dat de inbreuk intern niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat.
Bij kennis van een gelijktijdige melding bij het intern en extern meldpunt zal er wederzijds contact worden opgenomen ter afstemming zodat het single-audit-principe kan toegepast worden.
Artikel 4: Ontvangst van een melding
Klokkenluiders kunnen meldingen schriftelijk (per mail of brief), telefonisch of tijdens een fysieke ontmoeting bezorgen. Het gesprek kan opgenomen worden als de melder dat wenst. De melder heeft hierbij recht op een verslag.
Het intern meldpunt verstuurt binnen een termijn van 7 kalenderdagen na de ontvangst van de melding een ontvangstmelding aan de melder. Uitzonderingen hierop zijn:
• Wanneer de melding binnen die termijn afgehandeld is, bezorgt het intern meldpunt feedback aan de melder.
• Als de melder zich uitdrukkelijk verzet heeft tegen het krijgen van een ontvangstmelding.
• Als het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van de identiteit van de melder in gevaar brengt.
Als de melder een melding stuurt naar een onbevoegd persoon, stuurt de onbevoegde persoon die melding zo snel mogelijk en op een veilige manier door naar het intern meldpunt.
Artikel 5: Registratie van ontvangen meldingen
Het intern meldpunt zal de melding opnemen in een daartoe voorzien register waartoe de toegang beperkt is tot het intern meldpunt of de gedelegeerde personeelsleden.
Het registratiesysteem waarmee het intern meldpunt de meldingen opneemt beschermt op een beveiligde wijze de vertrouwelijkheid van zowel de identiteit van de melder als van de derden die in de melding worden genoemd.
Alleen de algemeen directeur als het hoofd van het personeel, heeft toegang tot de informatie in het systeem.
De verwerking van de persoonsgegevens binnen het registratiesysteem voor meldingen gebeurt conform art. III.60/11, §1, Bestuursdecreet. Het geeft aan welke persoonsgegevens verwerkt mogen worden en andere gegevens, die niet relevant zijn voor het behandelen van de melding, worden onmiddellijk gewist.
De identiteit van de melder en de informatie waarmee deze kan achterhaald worden, mag niet worden bekend gemaakt aan andere personen dan deze die hiervoor bevoegd zijn zolang de onderzoeken naar aanleiding van de melding lopen, tenzij in specifiek bepaalde gevallen (art. III.60/11, §2, Bestuursdecreet).
Artikel 6: Behandeling van de melding
Het intern meldpunt onderzoekt de melding en geeft er een gevolg aan. Dit betekent dat de juistheid van de informatie wordt nagaan. Het intern meldpunt kan ook bijkomende informatie opvragen aan de melder, tenzij het over een anonieme melding gaat.
Het intern meldpunt gebruikt hiervoor het sjabloon van inschattingsformulier opgemaakt door Audit Vlaanderen als leidraad voor het behandelen van een melding.
Bij de behandeling van de melding neemt het intern meldpunt steeds een strikte neutraliteit in acht. In geen geval wordt de melding door een persoon behandeld die betrokken is of was bij de feiten waarop de melding betrekking heeft.
Na het onderzoek worden de gepaste maatregelen genomen als het intern meldpunt vermoedt dat het een inbreuk betreft.
Artikel 7: Feedback aan de melder
Binnen de drie maanden geeft het intern meldpunt feedback aan de melder over de gepaste maatregelen die zij uitgevoerd of gepland heeft, en de redenen hiervoor.
De termijn van drie maanden wordt als volgt berekend:
• Ofwel gaat het over een termijn van drie maanden te rekenen vanaf de dag waarop het intern meldpunt de ontvangstmelding heeft verstuurd.
• Ofwel, als er geen ontvangstmelding werd verstuurd, gaat het over een termijn van drie maanden nadat de periode van zeven dagen nadat de melding is gedaan, verstreken is.
Audit Vlaanderen kan deze termijn van drie maanden verlengen tot maximaal zes maanden.
Hierbij mag er geen informatie worden vrijgegeven die afbreuk doet aan het intern onderzoek of die het onderzoek of de rechten van de betrokken persoon schaadt.
Artikel 8: Bescherming en garanties
De procedures en systemen die gebruikt worden om meldingen te ontvangen en op te volgen, bieden de nodige garanties inzake de vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling.
Het bestuursdecreet voorziet een verbod op represailles naar aanleiding van de melding (zoals negatieve beoordelingen, schorsing of ontslag, verandering van taken, financiële sancties, …). De bescherming tegen represailles is onbeperkt in tijd.
Meldingen van inbreuken kunnen ook anoniem gebeuren.
Het intern meldpunt maakt de identiteit van de melder en informatie waarmee de identiteit van de melder achterhaald kan worden, niet bekend aan anderen, tenzij in de volgende gevallen:
• Als de melder daarmee instemt
• Als er een noodzakelijke en evenredige wettelijke verplichting is in het kader van een onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, om de rechten van verdediging van de betrokken persoon te waarborgen.
Het intern meldpunt maakt eveneens de identiteit van de persoon over wie de melding gaat en informatie waarmee de identiteit van deze persoon achterhaald kan worden, niet bekend aan anderen, zolang de onderzoeken lopen.
Vóór het intern meldpunt de identiteit van de melder of de betrokken persoon bekendmaakt, brengt hij de melder, respectievelijk de betrokken persoon over wie de melding gaat, daarvan schriftelijk op de hoogte, samen met de redenen daarvoor, tenzij die informatie de onderzoeken of gerechtelijke procedures in gevaar brengt.
BESLUIT:
Artikel 1:
De gemeenteraad keurt het reglement tot het instellen van een klokkenluidersregeling goed.
Artikel 2:
De algemeen directeur wordt belast met de verdere uitwerking en uitvoering van het regelement.
Artikel 3:
De klokkenluidersregeling wordt bekendgemaakt via de interne communicatiekanalen en via de website van het lokaal bestuur, zoals bepaald in artikel III.60/9 van het Bestuursdecreet.