32038 - publicatiedatum 05/07/2023 - GEMEENTERAAD 26 JUNI 2023 – Procedures - organisatiebeheersing - algemeen kader organisatiebeheersingssysteem
Overeenkomstig de bepalingen van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (artikel 217 tem 220) is organisatiebeheersing het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1. de vastgestelde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2. wetgeving en procedures naleeft;
3. over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4. op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5. de activa beschermt en fraude voorkomt.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
Het algemeen kader omvat op maat uitgewerkte en vastgelegde afspraken over de wijze waarop op langere termijn aan de versterking van de organisatiebeheersing zal worden gewerkt.
De leidraad Audit Vlaanderen wordt gehanteerd als model om het organisatiebeheersingssysteem in het lokaal bestuur verder uit te bouwen. Deze leidraad is praktisch, omvat herkenbare thema's en wordt door Audit Vlaanderen gebruikt als auditinstrument voor het uitvoeren van de organisatie-audits bij lokale besturen. De leidraad Audit Vlaanderen is opgebouwd rond tien thema’s:
1. Doelstellingen en procesmanagement (=DP)
2. Belanghebbendenmanagement (=BHM)
3. Monitoring (=MON)
4. Financieel management (=FIM)
5. Organisatiestructuur (=ORG)
6. Personeelsbeleid (=HRM)
7. Organisatiecultuur (=CUL)
8. Informatie en communicatie (=ICO)
9. Facilitaire middelen, opdrachten en contracten (=FAM)
10. Informatie- en communicatietechnologie (=ICT)
Het voorstel voor een algemeen kader voor organisatiebeheersing werd voorgelegd aan het managementteam op 2 juni 2023 en navolgend aan het college van burgemeester en schepenen op 5 juni 2023.
BESLUIT:
Artikel 1:
De gemeenteraad verleent goedkeuring aan het algemeen kader voor organisatiebeheersing.
Kader organisatiebeheersing