De gemeenteraad keurde in zitting van 22/12/2008 het gemeentelijk reglement voor de subsidiëring van socio-culturele en culturele verenigingen met zetel op het grondgebied van de gemeente Jabbeke goed (ref. 106779). Op advies van de cultuurraad worden een aantal wijzigingen voorgesteld aan het reglement. Daardoor zal ook het subsidieformulier eenvoudiger zijn. De cultuurraad gaf gunstig advies voor de wijzigingen op 10 februari 2014.
Artikel 1 Algemene bepalingen
§1. Het gemeentebestuur van Jabbeke kan socio-culturele en culturele verenigingen van Jabbeke erkennen.
§2. Het gemeentebestuur van Jabbeke kan jaarlijks werkingssubsidies verlenen aan verenigingen die erkend zijn via dit reglement, binnen de perken van het beschikbare krediet op de begroting.
§3. Het krediet op de begroting voor deze subsidies bedraagt minimum 1 euro per inwoner.
§4. De erkenning en de subsidiëring gebeuren volgens de voorwaarden die in dit reglement zijn vastgelegd.
§5. Definities
- Hoofddoel: een vereniging heeft een werking die in het belang is van het algemeen welzijn en in de algehele culturele ontwikkeling van alle inwoners. Deze werking naar buiten toe is haar hoofddoel, en de rest is de (onontbeerlijke) weg naar dit doel.
- Samenwerking: een vereniging kan enkel een rubriek als samenwerking invullen als er actief meegewerkt wordt binnen een werkgroep.
- Eenheid (afkorting: E): een eenheid wordt bepaald volgens het aantal aanwezigen op een activiteit:
- 10 – 20 personen: 1
- 21 – 30 personen: 2
- 31 – 40 personen: 3
- 41 – 50 personen: 4
- 51 – 60 personen: 5
- 61 – 70 personen: 6
- 71 – 80 personen: 7
- 81 – 90 personen: 8
- 91 – 100 personen: 9
- enz.
Artikel 2 Toepassingsgebied
§1. Dit reglement is van toepassing op de plaatselijke socio-culturele en culturele verenigingen.
§2. Een vereniging kan slechts in één categorie erkend worden.
Artikel 3 Erkenning
§1. Na advies van de cultuurraad beslist het college van burgemeester en schepenen binnen de drie maanden of een vereniging erkend wordt. Deze erkenning is geen voorwaarde om, conform de statuten van de cultuurraad, als vereniging deel uit te mogen maken van de algemene vergadering van de cultuurraad. De erkenning loopt vanaf de goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen.
3.1. Erkenningsvoorswaarden
§1. Om erkend te worden en te blijven moet een vereniging voldoen aan de volgende voorwaarden:
- haar zetel in Jabbeke hebben
- bewijzen dat minstens de helft van de bestuursleden in Jabbeke woont
- socio-culturele of culturele activiteiten organiseren in Jabbeke en openstaan voor de Jabbeekse bevolking
- opgericht zijn zonder beroepsdoeleinden, winst- of handelsoogmerken
- voor haar leden een behoorlijke verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en persoonlijke ongevallen afsluiten.
§2. Kunnen niet op basis van dit reglement erkend worden:
- verenigingen met commerciële doeleinden
- politieke partijen, vakbonden, mutualiteiten en beroepsverenigingen, ook al organiseren zij socio-culturele en culturele activiteiten
- kermiscomités, jeugdverenigingen, sportverenigingen, buitenschoolse opvang
- verenigingen die erkend zijn binnen een ander reglement van de gemeente Jabbeke
3.2. Erkenningsaanvraag
§1. De vereniging moet eenmalig een aanvraag tot erkenning tot het college van burgemeester en schepenen richten op het daartoe voorziene aanvraagformulier. Bij de aanvraag moeten de volgende documenten zitten:
- de statuten of, als die er niet zijn, de doelstellingen van de vereniging ondertekend door de bestuursleden.
- de lijst van bestuursleden (minimum drie) met naam en adres, en functie (voorzitter, secretaris en penningmeester)
- bewijs van verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en persoonlijke ongevallen voor de leden
3.3. Plichten na erkenning
§1. Bij erkenning verbindt de vereniging zich ertoe het gemeentebestuur binnen de kortst mogelijke termijn op de hoogte te houden van veranderingen in statuten of doelstellingen en veranderingen in de samenstelling van het bestuur.
§2. Het staat de vereniging vrij het gemeentebestuur de toestemming te geven dat gegevens van de vereniging gepubliceerd worden. (contactgegevens voorzitter en secretaris of aangeduide contactpersoon, website vereniging en mailadres)
§3. De jaarwerking moet met de nodige documenten gestaafd worden. De gemeentelijke administratie heeft inzage in deze documenten.
§4. Alle facturen uitgaande van de gemeente of van een gemeentelijke vzw moeten tijdig betaald worden. Wanneer een vereniging in gebreke blijft, kan de vereniging geen subsidies krijgen op basis van dit reglement.
3.4. Voordelen van de erkenning
§1. De erkenning als socio-culturele of culturele vereniging geeft volgende voordelen:
- gebruik van materialen van de gemeentelijke uitleendienst zoals bepaald in het reglement van de uitleendienst
- bepaalde voordelen bij het huren van gemeentelijke infrastructuur, zoals bepaald in het gebruikersreglement van het gemeenschapscentrum
- gebruik van de door de gemeente aangeboden promotiekanalen en informatiekanalen, zoals bepaald in de daarvoor voorziene reglementen
- bepaalde logistieke steun, na schriftelijke aanvraag gericht aan het college van burgemeester en schepenen
- na één jaar erkenning:
- jaarlijks ontvangen van een forfaitair bedrag van 25 euro voor secretariaatskosten en administratie
- een werkingssubsidie, indien de vereniging niet via een andere weg gemeentelijke subsidies ontvangt voor haar werking
3.4. Einde van de erkenning
§1. Er komt een einde aan de erkenning van de vereniging als:
- er gedurende 2 opeenvolgende jaren geen activiteit werd ingericht die betrekking heeft op het nagestreefde doel van de vereniging
- de vereniging niet meer voldoet aan de voorwaarden gesteld in art. 3.1
Artikel 4 De werkingssubsidie
§1. Erkende socio-culturele en culturele verenigingen kunnen na één jaar werking jaarlijks een subsidie krijgen voor hun werking, zoals bepaald in dit reglement.
§2. De werkingssubsidie is gebaseerd op de werking van het voorbije werkjaar.
§3. Het toekennen van subsidies gebeurt door de gemeenteraad, na advies van de cultuurraad.
4.1.Aanvraag
§1. Werkingssubsidies dienen aan de hand van de daartoe bestemde formulieren (met bijhorende bijsluiter) aangevraagd te worden vóór 1 september.
§2. Bij de aanvraag is een werkingsverslag van het voorbije werkingsjaar gevoegd, met nodige bewijsstukken. Een werkingsjaar loopt van 1 september tot 31 augustus.
4.2. Verdeling
§1. Voor de werkingssubsidie wordt het saldo van het totale op de gemeentebegroting ingeschreven krediet verminderd met het bedrag dat besteed werd aan het forfaitaire bedrag, verdeeld op basis van een puntenstelsel.
§2. Puntenstelsel:
1. Algemene werking van de vereniging
- Bestuurs- en werkvergaderingen: nul punten (zie basissubsidie)0
- Kadervorming (max. 3 personen of koppels, met een minimum van 3 uur per vormingssessie)100 /sessie/pers of koppel
- Media en communicatie (bij drukwerk minimum oplage = 20 ex.) i.ledenblad/programmablad of -boekje5/pag ii.tijdschrift 20/pag iii.opstarten website (eenmalig)250 iv.up-to-date houden website 50 v.syllabus (samenvatting of handleiding voor alle deelnemers)15/pag vi.andere media (CD,…)250
2. Culturele activiteiten
a. Dans-, toneel- en muziekvoorstellingen
- i. In eigen regie
- 1. eerste voorstelling: 800 ,punten
- 2. tweede voorstelling: 650 punten
- 3. derde voorstelling:; 500 punten
- 4. vierde voorstelling: 350 punten
- 5. vanaf de vijfde voorstelling: 200 punten
- ii. In samenwerking met andere vereniging: 400 punten
- iii. Buiten eigen regie :
- Uw vereniging wordt gevraagd of jouw vereniging vraagt een toneelgroep, muziek- of dansgezelschap: 400 punten
b. Tentoonstellingen
- i. In eigen regie binnen gemeente Jabbeke
- 1. Eerste dag: 800 punten
- 2. Forfait vanaf dag 2: 400 punten
- ii. In samenwerking met andere vereniging binnen de gemeente: 400 punten
c. In eigen regie buiten gemeente Jabbeke: 100 punten
d. Voordrachten
- i. In eigen regie met eigen spreker: 800 punten
- ii. In eigen regie met ingehuurde spreker: 400 punten
- iii.In samenwerking met andere vereniging: 200 punten
3. Gemeenschapsvormende activiteiten
a.Sociale activiteiten
- i.verantwoordelijke aangeduid:100 punten
- ii.werking: 400 punten
b. Opleiding van leden (lessen zonder hoofddoel)
- i.met eigen lesgever: 50 punten/E
- ii.met ingehuurde lesgever: 20 punten/E
c. Lessen (hoofddoel)
- i. Met eigen lesgever150 punten/E
- ii. Met ingehuurde lesgever50 punten/E
d.Repetities (toneel, muziek, dans): 75 punten
e.Reizen en bezoeken
- i. Eigen inrichting met eigen gids: 200 punten/E per reis of bezoek per dag
- ii. Eigen inrichting met ingehuurde gids: 100 punten/E per reis of bezoek per dag
4. Recreatieve en vernieuwende activiteiten
- a. Kerkkoren
- i.Repetities:10 punten
- ii. Mis: 50 punten
- b. Quiz: 400 punten
- c. Beurs
- i. één inrichter: 800 punten
- ii. Samenwerking met een andere vereniging: 400 punten
- iii. Samenwerking met meerdere verenigingen: 200 punten
- d.Jeugdwerking
- i. met verantwoordelijke: 100 punten
- ii. Werking met bijgevoegde planning: 400 punten
- e.Sportwerking
- i. met verantwoordelijke: 100 punten
- ii. Werking met bijgevoegde planning: 400 punten
5. Werking naar zwakke groep en in de maatschappij: +100 punten
§3. Een activiteit mag slechts in één rubriek ingebracht worden.
§4. Er kunnen maximaal 9000 punten worden toegekend aan één vereniging.
Artikel 5. Uitbetaling
§1. Elk jaar wordt, na goedkeuring van de gemeentebegroting, de nodige informatie - over beschikbare kredieten en over aanvragen - verschaft aan de cultuurraad. De cultuurraad brengt advies uit over de aanvragen. Toekenning van de subsidies kan pas gebeuren na dit advies.
§2. Het college van burgemeester en schepenen gaat, na goedkeuring door de gemeenteraad, op basis van de voorwaarden en procedure opgenomen in dit reglement, vóór het einde van het begrotingsjaar bij indiening van de subsidieaanvragen over tot uitbetaling van de werkingssubsidies. Wanneer de gemeenteraad niet akkoord gaat met het advies van de cultuurraad, motiveert zij afwijkende beslissingen.
Artikel 6. Betwisting
§1. Bij betwisting over de erkenning of over de toekenning van subsidies is het mogelijk om, binnen een termijn van één maand, schriftelijk beroep aan te tekenen met een gemotiveerd bezwaarschrift bij het college van burgemeester en schepenen, dat hierover advies vraagt aan de betreffende adviesraden. Indien van dit advies afgeweken wordt, motiveert het college van burgemeester en schepenen haar beslissing. Het college van burgemeester en schepenen beslist over de zaak binnen de twee maanden.
Artikel 7. Misbruik
§1. Het college van burgemeester en schepenen kan te allen tijde controles uitvoeren over de gegevens vermeld in de aanvraag. Als blijkt dat een vereniging onjuiste gegevens heeft verstrekt en daardoor onterecht een erkenning of subsidie heeft gekregen, kan het college van burgemeester en schepenen de voorziene subsidies terugvorderen of schrappen.
§2. Bij een tweede vaststelling van misbruik verliest de vereniging haar erkenning en wordt zij geschrapt voor verdere subsidiëring gedurende 2 jaar.