29918 - 09/09/2020 - GEMEENTERAAD 7 SEPTEMBER 2020 - Adviesraden - GECORO - goedkeuring huishoudelijk reglement




Op 29 juni 2020 werd door de GECORO goedkeuring gegeven aan het ontwerp van huishoudelijk reglement in toepassing van het besluit van de Vlaamse regering tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening, dat aldus voorgelegd wordt aan de gemeenteraad.

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Algemeen

Artikel 1:
De GECORO stelt een huishoudelijk reglement op met betrekking tot haar werking.

Artikel 2:
Dit reglement en de wijzigingen ervan worden met éénparigheid van stemmen aangenomen in de GECORO en ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.

Na goedkeuring door de gemeenteraad treedt het huishoudelijk reglement in werking.

Artikel 3:
Het huishoudelijk reglement regelt minstens volgende punten:
• De manier van agenderen met inbegrip van de mogelijkheden om onderwerpen te laten agenderen door de leden
• De manier van uitnodigen met inbegrip van de minimumtermijn die gerespecteerd moet worden
• Op welke manier leden voor de vergadering kennis krijgen of kunnen nemen van documenten die relevant zijn voor de ontwerpen die op de vergadering behandeld worden
• De manier van notuleren
• De manier waarop de adviezen geformuleerd worden met inbegrip van minderheidsstandpunten
• De oprichting en werking van interne werkgroepen

Daarnaast kunnen in het huishoudelijk reglement onder andere ook volgende punten worden vastgelegd:
• Het beheer van de werkingsmiddelen
• De modaliteiten om een beroep te doen op externe deskundigen
• Het beslissen bij bijzondere meerderheid of met éénparigheid van stemmen over het openbaar houden van een vergadering

Mandaten – einde mandaten - nieuwe mandaten

Artikel 4:
De leden van de GECORO worden benoemd voor 6 jaar. Hun benoeming is hernieuwbaar. Na de installatie van een nieuwe gemeenteraad wordt overgegaan tot de benoeming van een nieuwe GECORO. De nieuwe GECORO treedt eerst aan nadat de Vlaamse Regering de benoeming van de leden ervan heeft goedgekeurd. De oude GECORO blijft zolang aan.

Artikel 5:
Leden die niet aanwezig kunnen zijn op de vergadering, kunnen hun plaatsvervanger sturen. De plaatsvervangers hebben in dit geval stemrecht.

Indien een effectief lid niet aanwezig kan zijn op een samenkomst van de GECORO, dient deze zich te verontschuldigen bij de secretaris en de voorzitter. Verontschuldigingen moeten schriftelijk per email gebeuren en dienen de samenkomst van de GECORO vooraf te gaan.

Het lid dat voortijdig zijn mandaat stopzet wordt vervangen door zijn plaatsvervanger tot een nieuw lid is benoemd.

Elk lid van de GECORO dat driemaal achtereenvolgens, zonder verontschuldiging, afwezig is, is ambtshalve ontslagnemend en wordt vervangen door zijn plaatsvervanger tot een nieuw lid is benoemd. De voorzitter brengt de betrokkene daar schriftelijk van de op de hoogte en in voorkomend geval de maatschappelijke geleding.

Elke wijziging en/of nieuwe aanstelling van een lid van de GECORO zal maar één maal per jaar voorgebracht worden aan de gemeenteraad, nl. 1 jaar na datum van de aanstelling van de GECORO (7/10/2019).

Bijeenroeping van de GECORO

Artikel 6:
De GECORO vergadert na bijeenroeping door de voorzitter. Ze vergadert minstens tweemaal per jaar.

De voorzitter moet de GECORO bijeenroepen binnen vijftien dagen die volgen op een verzoek van de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen. Hij moet dit ook doen bij een verzoek dat uitgaat van minstens één derde van de effectieve leden van de GECORO of zijn plaatsvervanger. De voorzitter dient de GECORO ook bijeen te roepen binnen vijftien dagen die volgen op een verzoek om advies over een omgevingsaanvraag, dat wordt voorgelegd door de omgevingsambtenaar overeenkomstig artikel 4.7.16 §3 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening.

Artikel 7:
De leden van de GECORO en de externe genodigden worden ten minste tien dagen voor de vergadering uitgenodigd.

Artikel 8:
Elk lid van de GECORO kan ten laatste vijf werkdagen voor de vergadering agendapunten doorgeven aan de secretaris van de GECORO. Het GECORO-lid maakt terzelfder tijd een toelichtingsnota nopens het desbetreffende agendapunt.

Tijdens de zitting wordt met meerderheid van stemmen beslist het punt al dan niet toe te voegen aan de agenda.

Artikel 9:
Het college van burgemeester en schepenen kan bij hoogdringende dossiers een punt toevoegen aan de agenda

Artikel 10:
De voorzitter stelt de agenda vast en stuurt deze samen met de uitnodigingen aan de leden van de GECORO.

De secretaris staat in voor het digitaal verzenden van de uitnodigingen voor de samenkomst van de GECORO.

De uitnodigingen worden per mail verstuurd aan de effectieve leden en plaatsvervangende leden en aan de effectieve niet stemgerechtigde genodigden. Indien een effectief lid van de GECORO niet op de vergadering aanwezig kan zijn, dient deze zelf contact te nemen met zijn plaatsvervangend lid en de nodige afspraken te maken.

De uitnodiging bevat minimaal volgende informatie: datum, tijdstip en plaats van de vergadering, agenda van de vergadering, eventuele verwachte voorbereidingen door de leden.

De GECORO beslist om een vast agendapunt te maken van de terugkoppeling van het gevolg dat aan een advies is gegeven.

Artikel 11:
Alle documenten die relevant zijn liggen tijdens de kantooruren ter inzage op de dienst planologie van het gemeentebestuur van Jabbeke en worden digitaal raadpleegbaar gemaakt voor alle uitgenodigden van de GECORO.

De documenten met betrekking tot agendapunten, waarvoor geen voorbereiding voorafgaand aan de samenkomst van de GECORO noodzakelijk is, zullen aan de aanwezige leden ter beschikking gesteld worden bij aanvang van de samenkomst.

De voorzitter van de GECORO bepaalt voor welke agendapunten het voorafgaandelijk verstrekken van documenten aan de leden een noodzaak is.

Artikel 12:
Wanneer de voorzitter of de ondervoorzitter verhinderd of te laat is, wordt het oudst aanwezig lid van de GECORO voor deze zitting aangesteld als waarnemend voorzitter.

Financiering

Artikel 13:
De leden die aanwezig zijn op de vergadering van de GECORO bekomen een zitpenning waarvan het bedrag vastgesteld wordt door de gemeenteraad.

Indien uit de werking van de GECORO kosten voortvloeien, dan wordt dit gefinancierd met de dotaties die jaarlijks worden toegekend, zoals dit het geval is voor de diverse andere gemeentelijke raden.

Plaatsvervangende leden van de GECORO op de vergadering

Artikel 14:
De plaatsvervangende leden kunnen de toelichtingen bijwonen en deelnemen aan een eventuele bespreking van het onderwerp. De beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover mogen zij bijwonen, maar niet deelnemen.

Externe genodigden op de vergadering

Artikel 15:
De GECORO kan voor de behandeling van een onderwerp al de nodige instanties en personen of betrokkenen uitnodigen voor een toelichting en een eventuele bespreking van het onderwerp. Deze personen kunnen de toelichtingen bijwonen en deelnemen aan een eventuele bespreking van het onderwerp, maar mogen de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover niet bijwonen.

Volgende externe genodigden kunnen uitgenodigd worden naar de vergadering van de GECORO:
• De burgemeester van de gemeente Jabbeke
• De schepen van ruimtelijke ordening van de gemeente Jabbeke
• De gemeentelijke omgevingsambtenaar voor ruimtelijke ordening
• De gemeentelijke omgevingsambtenaar voor milieu
• De algemeen directeur
• Externe deskundigen

Artikel 16:
De GECORO nodigt voor elke vergadering een vertegenwoordiger uit van elke politieke fractie in de gemeenteraad en zijn eventuele plaatsvervanger. Deze personen kunnen de toelichtingen bijwonen en deelnemen aan een eventuele bespreking van het onderwerp, maar mogen de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover niet bijwonen.

Openbare vergadering

Artikel 17:
Om de leden de mogelijkheid te bieden vanuit hun verantwoordelijkheid en met het oog op een duurzame ruimtelijke ontwikkeling op een onafhankelijke wijze hun standpunt te kunnen vertolken en hen te beschermen tegen voortdurende druk van buiten worden alle vergaderingen besloten gehouden.
Alle aanwezigen moeten de nodige discretie respecteren t.o.v. de behandelde punten en de personen die er eventueel bij betrokken zijn. De GECORO kan evenwel beslissen dat een vergadering geheel of gedeeltelijk openbaar wordt gehouden. Deze beslissing dient te worden genomen bij geheime stemming en met twee derde van de stemmen van alle aanwezige leden.

Artikel 18:
Als een vergadering openbaar is, moet de GECORO rekening houden met de wettelijke regels inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Bij het bespreken van dossiers waarbij individuele personen betrokken zijn, zal de vergadering besloten zijn.

Artikel 19:
In het geval dat een vergadering geheel of gedeeltelijk openbaar wordt gehouden, mogen evenwel niet-leden, andere dan de personen die zijn uitgenodigd en de vertegenwoordigers van de politieke fracties, niet deelnemen aan de besprekingen, en evenmin aan de beraadslaging over het advies en de stemming erover. Zij kunnen de vergadering alleen bijwonen. Een politieke mandataris kan dus ook op deze manier de vergadering bijwonen.

Beslissingsprocedure

Artikel 20:
De GECORO kan slechts geldig beslissen wanneer ten minste de helft van haar leden aanwezig is. Is die voorwaarde niet vervuld, dan kan de GECORO op haar eerstvolgende vergadering, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig beslissen over de onderwerpen die waren geagendeerd voor de vergadering waarop onvoldoende leden aanwezig waren, op voorwaarde dat de nieuwe vergadering niet binnen de 24 uur na de eerste plaats vindt. Voor nieuwe agendapunten is opnieuw de aanwezigheid van de meerderheid van de leden vereist.

Artikel 21:
De GECORO beslist bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden.

De plaatsvervangers hebben eveneens stemrecht bij afwezigheid van het effectief lid. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. Bij afwezigheid van de voorzitter is de stem van de ondervoorzitter beslissend.

De externe genodigden, de vertegenwoordigers van de politieke fracties en de secretaris van de GECORO hebben geen stemrecht.

Artikel 22:
Het lid dat een persoonlijk en/of een professioneel belang heeft of waarbij zijn/haar bloed- of aanverwanten tot en met de tweede graad een persoonlijk en/of een professioneel belang hebben bij een besproken onderwerp, mag noch de bespreking ervan, noch de beraadslaging over het advies van de GECORO en de stemming erover bijwonen. Hij of zij zal derhalve voor de behandeling van dit punt de vergadering verlaten. Dit feit wordt mee opgenomen in het verslag. Een lid dat in voorkomend geval verkeert deelt dit onmiddellijk mee aan de GECORO.

Notulering

Artikel 23:
De secretaris van de GECORO stelt het verslag van de vergadering op. Dit verslag, goedgekeurd door de voorzitter, wordt binnen de 14 dagen bezorgd aan de leden van de GECORO, aan het college van burgemeester en schepenen en wordt gepubliceerd op de website van de gemeente Jabbeke.
Op de eerstvolgende vergadering van de GECORO wordt het verslag ter goedkeuring aan de leden (effectieven en plaatsvervangers) voorgelegd.

Artikel 24:
De adviesverlening van de GECORO volgt op de algemene uiteenzetting van het agendapunt, en de besprekingsronde. Het advies kan tot stand komen op diverse manieren:
• Indien bij de beraadslaging een consensus wordt bereikt, zal de voorzitter als samenvatting het advies formuleren en de algemene goedkeuring van de GECORO hierover vragen.
• Indien bij de beraadslaging diverse standpunten naast elkaar blijven bestaan, zal de voorzitter deze standpunten naast elkaar samenvatten in een meervoudig advies. Vervolgens zal er tot stemming worden overgegaan. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.
• Indien bij de beraadslaging blijkt dat de GECORO geen standpunt kan innemen omwille van uitzonderlijke redenen (zoals een tekort aan gegevens), zal de voorzitter een voorstel doen op basis waarvan naar een standpunt toe gewerkt kan worden en zal het betreffende punt opnieuw op de agenda van de volgende vergadering worden geplaatst.

De secretaris zal in het verslag minimaal volgende elementen opnemen:
• Wijze van het tot stand komen van het advies: door consensus, door stemming, uitstel
• In geval van stemming: aantal stemmen met betrekking tot de diverse standpunten
• Omschrijving van het advies, dat door consensus of stemming door de meerderheid van de leden werd goedgekeurd
• Omschrijving van de standpunten van de minderheden, indien deze er zijn, met inbegrip van het aantal stemmen per minderheidsstandpunt.

De adviezen van de GECORO zullen steeds schriftelijk worden bezorgd aan het college van burgemeester en schepenen en in de adviezen wordt melding gemaakt van:
• De lijst van aanwezigen, de verontschuldigde en de afwezige leden
• De weergave van de eventuele toelichtingen en bespreking van het advies
• De stemming over het advies
• Aard van het advies (gunstig, ongunstig, gunstig mits,……)
• Weergave van de minderheidsstandpunten

Interne werkgroepen

Artikel 25:
De GECORO kan beslissen voor de bespreking en advisering van een bepaald agendapunt een tijdelijke interne werkgroep op te richten. Over de noodzaak van de oprichting van een dergelijke werkgroep, evenals over de samenstelling ervan, zal door de GECORO beraadslaagd worden en beslist worden met een 2/3 van alle aanwezige leden van de GECORO. Eveneens wordt bij de oprichting van de interne werkgroep door de GECORO een termijn vooropgesteld waarbinnen de werkgroep zal bestaan. Aan het einde van deze termijn wordt de GECORO opnieuw samengebracht om advies te verlenen over het onderwerp op basis van de bevindingen van de werkgroep.

Interne werkgroepen kunnen opgericht worden voor behandeling van: • zeer complexe dossiers, die een grondige voorbereiding vragen van deskundigen in het vakgebied • uitgebreide dossiers, die nader onderzocht moeten worden, en waarvoor bijkomende gegevens moeten worden verzameld, vooraleer een integraal advies door de GECORO kan worden uitgebracht • gebiedsspecifieke dossiers, die bij voorkeur door mensen met een bijzondere kennis van de betreffende sector worden voorbereid

De interne werkgroep verricht voorbereidend werk, waarna het betreffende onderwerp opnieuw ter bespreking en advisering van de integrale GECORO op de agenda wordt geplaatst. Na deze voorbereiding wordt de werkgroep weer ontbonden.

De frequentie, het tijdstip en de manier van samenkomst van de interne werkgroep wordt geregeld afhankelijk van het betreffende onderwerp en de leden van de werkgroep.

Plicht tot discretie

Artikel 26:
De leden van de GECORO zijn gebonden door de plicht tot discretie. Het spreekt voor zich dat wie aanvaardt deel uit te maken van een adviesorgaan, de consequenties hiervan aanvaardt. Dit betekent dat men zich discreet opstelt, dat men oog heeft voor de regels van de bescherming van de privacy, dat hetgeen men via het orgaan waarvan men deel uitmaakt verneemt, vertrouwelijk is en zonder meer geen gespreksonderwerp is voor andere gelegenheden dan in het adviesorgaan. Het houdt ook in dat men aanvaardt dat men slechts een advies verstrekt. Dat houdt in dat men tevens aanvaardt dat anderen beslissen, mede op basis van het advies, maar daarom niet altijd noodzakelijk volledig overeenkomstig het advies.

Afsprakennota

Artikel 27:
De GECORO wenst een afsprakennota op te maken die de verbintenissen omvat tussen de GECORO en het gemeentebestuur.

In deze afsprakennota zal vastgelegd worden voor welke projecten de gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen de GECORO zal betrekken bij de voorbereiding en de uitvoering van het gemeentelijk planningsinitiatief.3

BESLUIT:

Enig artikel:
De gemeenteraad geeft goedkeuring aan het huishoudelijk reglement van de GECORO.

(laatst gewijzigd:9-9-2020)