29625 - BESLUIT VAN DE BURGEMEESTER - COVID-19-pandemie - organisatie en regels voor de gemeenteraad van 8 juni 2020
BESLUIT VAN DE BURGEMEESTER van 29 mei 2020
COVID-19-pandemie - organisatie en regels voor de gemeenteraad van 8 juni 2020
Gelet op ons eerder besluit van 14 april 2020 voor de organisatie van de gemeenteraad van 4 mei 2020
Dat de veiligheidsprocedures voor de organisatie van de gemeenteraad intussen kunnen aangepast worden door het verloop van de coronacrisis
Voor het organiseren van de gemeenteraadscommissie van 4 juni 2020 kan de procedure, zoals ze vervat werd in het besluit van 14 april 2020, gehandhaafd blijven:
• De vergadering zelf heeft veeleer het karakter van een toelichtende webinar
• De procedure via MS-Teams en livestreaming is intussen voldoende gekend bij de raadsleden en biedt alle voordelen van de veiligheid
• De livestreaming is daarbij ook garantie voor het openbaar karakter van deze gemeenteraadscommissie.
Voor de organisatie van de gemeenteraad van 8 juni 2020 hernemen wij ons besluit van 14 april 2020 en verplichten niet langer de digitale procedure omwille van de veiligheid. Voor deze vergadering dient het openbaar debat, dat nooit volledig kan vervangen worden door een digitale procedure, de voorrang te krijgen mits de vergadering in alle veiligheid kan worden georganiseerd en de nodige veiligheidsmaatregelen in acht genomen worden.
Waar de gemeenteraadszaal onvoldoende groot is om de nodige veiligheid te garanderen, wordt voorgesteld om voor de gemeenteraadszitting van 8 juni 2020 en de eerstvolgende gemeenteraden, tot aan het opheffen van dit veiligheidsbesluit, te organiseren in het Vrijetijdscentrum Jabbeke – spiegelzaal, en dit volgens het hieraan aangehechte plan.
De burgemeester kan conform de adviezen van het Agentschap Binnenlands Bestuur in dringende omstandigheden overeenkomstig artikel 134, §1 en 135, §2 van de Nieuwe Gemeentewet maatregelen uitvaardigen voor de organisatie van de vergaderingen van lokale bestuursorganen. De burgemeester legt hierin de modaliteit vast op welke wijze het bestuursorgaan vergadert. Er dient immers afgeweken te worden van de bestaande huishoudelijke reglementen van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn gezien daar niets is bepaald over virtuele vergaderingen.
Van toepassing zijn het Decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017, de nieuwe gemeentewet inzonderheid artikel 134, §1 en 135, §2, het Ministerieel besluit van 15 mei 2020 inzake wijziging van het ministerieel besluit van 3 april 2020 en 23 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het Corona-virus COVID-19 te beperken en de richtlijnen van het Agentschap Binnenlands Bestuur:
BESLUIT:
Artikel 1:
Door ons wordt beslist dat de openbare vergaderingen van de plenaire gemeenteraadscommissies waartoe wordt opgeroepen/uitgenodigd gedurende de federale fase inzake de COVID-19-pandemie onder volgende voorwaarden kunnen georganiseerd worden:
“1. 0NGEWIJZIGDE VOORBEREIDING
De oproepen tot de vergadering, met de ontwerpnotulen en de bijlagen per agendapunt worden via de traditionele link toegestuurd aan de raadsleden. De toelichtende presentatie voor de gemeenteraad wordt neergelegd onder https://www.jabbeke.be/bestanden/gemeenteraad.pdf
2. SCENARIO VOOR DE ZITTING VAN DE PLENAIRE GEMEENTERAADSCOMMISSEN
2.1 De vergadering verloopt via Microsoft Teams
Het gemeenteraadslid wordt voordien bevraagd rond het beschikbare toestel om deel te nemen aan de vergadering en ontvangt de nodige informatie en ondersteuning om te werken met MS Teams.
Het gemeenteraadslid ontvangt een digitale uitnodiging voor de vergaderingen via het platform van Microsoft Teams.
Er wordt gevraagd om steeds tijdig in te loggen en bij voorkeur reeds 15 minuten voordien zodat de vergadering stipt kan van start gaan. Voor problemen met het aanmelden is er een tijdelijke helpdesk via 0496595135 en 0496595123 (ook tijdens de zitting).
2.2 Wie kan de vergadering volgen?
De vergadering van de technische gemeenteraadscommissie wordt gepresenteerd door de leden van de gemeenteraad, de algemeen directeur en zijn aangestelde medewerkers van het secretariaat en de dienst ICT. Er wordt gevraagd om de uitnodiging van de vergadering niet door te sturen. Externen kunnen niet toegelaten worden tot actieve deelname aan de digitale vergadering.
Het openbare deel van de vergadering wordt georganiseerd via een Teams-vergadering ‘Livegebeurtenis‘ en wordt opgenomen (video, geluid, chats). De opnamen kunnen nadien online worden weergegeven.
Om maximale openbaarheid van de zitting te waarborgen, zal de zitting live worden gestreamd via MSStream en dit op de webstek https://www.jabbeke.be (hoofdpagina)
2.3 Het verloop van de vergaderingen zelf
Bij aanvang van de vergadering wordt door de organisatoren de aanwezigheid op de zitting vastgesteld.
De Voorzitter van de gemeenteraad, bijgestaan door de algemeen directeur en de medewerkers treden op als ‘organisator’.
De overige gemeenteraadsleden treden op als ‘presentator’.
Het publiek kan via de webstek van de gemeente de technische gemeenteraadscommissie volgen. Technisch is er daarbij een vertraging van ongeveer 10 seconden. Het publiek krijgt de live-presentatie die door de organisatoren wordt aangestuurd.
Artikel 2:
De openbare vergadering van gemeenteraad van 8 juni 2020 en de volgende gemeenteraden, tot aan de beëindiging van de veiligheidsmaatregelen, kunnen doorgaan in de spiegelzaal van het Vrijetijdscentrum Jabbeke met inachtneming van de hierna vermelde strikte veiligheidsmaatregelen met verzoek aan de gemeenteraadsleden en bezoekers om deze stipt te willen naleven:
• De gemeenteraad wordt georganiseerd in het VC Jabbeke – spiegelzaal (totale oppervlakte: +350m² - volgens het bij dit besluit aangehechte indelingsplan)
• In het kader van social distancing wordt aan elk raadslid een afzonderlijke tafel met stoel en een gemeten distancing van minstens 2 meter gegarandeerd
• Voor de opstelling van de voorzitter en de leden van het schepencollege wordt in de mate van het mogelijke gezorgd voor een klein verhoog
• Er gebeurt een strikte afscheiding tussen gemeenteraad en het publiek. Omwille van de grootte van de zaal wordt de publieksaanwezigheid beperkt tot zoals hierna. Dit voldoet aan de normale bezoekersaantallen zoals gewoonlijk:
o De geaccrediteerde leden van de pers die daarvoor het bewijs kunnen gevraagd worden
o De eerste 15 zich aandiende bezoekers volgens de regel ‘eerstkomend’.
• Voor alle aanwezigen wordt een tafel met stoel voorzien. Aan alle aanwezigen wordt opgedragen om een mondmasker te dragen. Raadsleden kunnen dit mondmasker, ten behoeve van het debat, bij aanvang van de zitting verwijderen
• Het nodige ontsmettend materiaal en ook de nodige mondmaskers voor eenmalig gebruik worden bij de ingang ter beschikking gesteld
• Gemeenteraadsleden worden een precieze plaats toegewezen op verzoek van de voorzitter van de gemeenteraad
• Aan de lokale politie wordt gevraagd om de vergadering te begeleiden voor het veiligheidsaspect
Artikel 3:
Dit besluit treedt in werking vanaf heden en zal bekendgemaakt worden zoals voorzien in het decreet lokaal bestuur. Het wordt ook ter kennis gegeven van de gemeenteraad.