28602 - 09/05/2019 - Gemeenteraad 6 mei 2019 - presentiegelden - kostenvergoedingen - herneming




Aan de gemeenteraad wordt voorlegging gedaan van een ontwerp van een reglement.

Dit ontwerp werd goedgekeurd door de gemeenteraadscommissie interne zaken van 16 april 2019.

Door de gemeenteraad werd op 4 maart 2013 goedkeuring verleend aan een reglement voor de zitpenningen en kostenvergoedingen.

Op 5 juni 2009 werd door de Vlaamse regering een besluit genomen houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris.

"A. Presentiegelden

Van toepassing is artikel 17 DLB.

De raadsleden ontvangen geen wedde, maar zij ontvangen presentiegelden als zij deelnemen aan de zittingen van de gemeenteraad of aan de vergaderingen van de commissies. Het presentiegeld is op vandaag een recht, dat aan het raadslid bij wet werd toegekend.

Het bepalen van het bedrag van het presentiegeld behoort tot de gemeentelijke autonomie. De gemeenteraad kan het bedrag vastleggen maar mag daarbij het maximumbedrag, dat gelijk is aan het presentiegeld voor de provincieraad, niet overschrijden

Het besluit van de Vlaamse regering van 19 januari 2007, houdende het statuut van de lokale en provinciale mandataris staat een maximaal presentiegeld aan een raadslid toe ten bedrage van 175 euro, toe te passen vanaf 1 januari 2007.

Er wordt overwogen dat het statuut van het raadslid slechts een beperkte vergoeding heeft en dat de zitpenning dan de volledige inspanning van het raadslid dekt (studiewerk, partijpolitieke vergaderingen en voorbereidingen).

Er wordt voorgesteld om de maximale zitpenning, thans geïndexeerd 213,32 euro, toe te kennen bij aanwezigheid in de raad, en bij deelname als effectief lid aan alle gemeenteraadscommissies waarvoor het raadslid werd aangesteld.

De voorzitter van de gemeenteraad ontvangt een dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de gemeenteraad die hij voorzit.

BESLUIT:

Artikel 1:
Aan de raadsleden wordt met ingang van 1 januari 2019 een geïndexeerd presentiegeld toegekend:
- zittingen gemeenteraad: het maximum toegelaten bedrag, geïndexeerd.
- zittingen alle commissies van de gemeenteraad: het maximum toegelaten bedrag, geïndexeerd.
- De voorzitter van de gemeenteraad ontvangt dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de gemeenteraad die hij voorzit.

Artikel 2:
Er wordt beslist om de presentiegelden per trimester uit te betalen

B. Kostenvergoedingen

Van toepassing zijn de artikelen 17 en 149 e.v. DLB en de artikelen 34 en 35 van het besluit van de Vlaamse regering van 5 juni 2009 houdende de bezoldigingsregeling van de lokale mandataris.

Bij beslissing van de gemeenteraad van 4 maart 2013 werd de kostenvergoeding van de gemeenteraadsleden geregeld tot eind 2018.

Gelet op de bepalingen van het besluit van de Vlaamse regering houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris, dd. 5 juni 2009 en in het bijzonder Titel V - art. 34 en 35.

Art. 35. §1. Besluit van de Vlaamse Regering houdende het statuut van de lokale mandataris Alleen kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat en die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het mandaat, kunnen worden terugbetaald. De kosten, vermeld in het eerste lid, worden gestaafd met bewijsstukken. §2. De algemeen directeur beoordeelt of de kosten voldoen aan de voorwaarden, vermeld in paragraaf 1 en aan de voorwaarden, vermeld in het huishoudelijk reglement. §3. Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dat document is openbaar.

Aan de gemeenteraad wordt volgend reglement voorgelegd voor de terugbetaling van de specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat:

1. specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat van gemeenteraadslid.
“(1) Gebruik van het gemeentehuis.
De raadsleden hebben in het gemeentehuis toegang tot telefoon en internet, en kunnen kopieën bekomen van gemeentelijke bestuursdocumenten.

Bij de dienst secretarie of in een daartoe voorbehouden lokaal in het gemeentehuis kunnen zij alle bestuursdocumenten inzien.

(2) Vorming en studiedagen
Raadsleden kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen terugbetaald krijgen van het gemeentebestuur, voor zover deze cycli of studiedagen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.

De kosten mogen niet buitensporig zijn. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s.

De studiedagen of vormingscyclussen kunnen plaatsvinden vanaf datum van de gemeenteraadsverkiezingen voorafgaand aan de legislatuur maar worden aan nieuw verkozen raadsleden slechts terugbetaald op voorwaarde en nadat zij effectief zetelen in de nieuw samengestelde gemeenteraad.

De relevantie en de kostprijs van de vorming worden vooraf beoordeeld door de algemeen directeur. De raadsleden leggen de voorgenomen vorming vooraf ter beoordeling voor aan de algemeen directeur tenzij het aanbod voor de vorming uitgaat van de algemeen directeur.

(3) Verplaatsingen
Raadsleden kunnen de kosten vergoed worden voor verplaatsingen buiten de gemeente met het eigen voertuig, inbegrepen aangekochte parkeertickets en betaalde tolgelden na voorlegging van de bewijsstukken. Het betreft verplaatsingen die gemaakt zijn in functie van het mandaat en die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het mandaat. Zij dienen daartoe een op erewoord ondertekend formulier in met vermelding van de plaats van vertrek, de plaats van bestemming, de plaats van terugkomst, de afgelegde afstand, het doel van de verplaatsing en de datum van de verplaatsing.
Kosten voor gebruik van andere dan individuele vervoermiddelen voor verplaatsingen buiten de gemeente worden terugbetaald na voorlegging van de reistickets of betalingsbewijzen.
Raadsleden kunnen bovendien de kosten vergoed worden voor verplaatsingen binnen de gemeente met het eigen voertuig en dit na voorlegging van de bewijsstukken. Het betreft verplaatsingen die gemaakt zijn in functie van het mandaat van raadslid en die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het mandaat. Zij dienen daartoe een op erewoord ondertekend formulier in met vermelding van de plaats van vertrek, de plaats van bestemming, de plaats van terugkomst, de afgelegde afstand, het doel van de verplaatsing en de datum van de verplaatsing.
De kosten voor gebruik van andere dan individuele vervoermiddelen voor verplaatsingen binnen de gemeente worden terugbetaald na voorlegging van de reistickets of betalingsbewijzen. Voor verplaatsingen per wagen en per fiets gelden de gangbare kilometervergoedingen zoals van toepassing bij het gemeentepersoneel.

Op hun verzoek kunnen de raadsleden met betrekking tot één persoonlijk voertuig toetreden tot de omniumverzekering die is afgesloten voor de dienstverplaatsingen. Deze verzekering geldt enkel voor de ambtelijke verplaatsingen is ten laste van het gemeentelijk budget.

(4) Kantoorkosten.
ICT-kosten en eenmalige kosten van publicaties en kantoormateriaal die verband houden met de uitoefening van het mandaat en die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het mandaat, kunnen worden terugbetaald aan de raadsleden. Van deze mogelijkheid op kostenvergoeding dient indien nodig eerst gebruik gemaakt te worden voor de realisatie van een voor de vlotte bestuurscommunicatie noodzakelijke breedbandaansluiting. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.

(5) Verzekering.
Het gemeentebestuur sluit een gemeenschappelijke ongevallenverzekering en een verzekering ’burgerlijke aansprakelijkheid’ af voor raadsleden, ten laste van het gemeentelijk budget.
De raadsleden kunnen mits betaling van de premie toetreden tot de hospitalisatieverzekering die het gemeentebestuur heeft afgesloten.

(6) De terugbetaling van de specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat wordt over het geheel beperkt tot een maximum van 1000 euro.

(7) Aanvraag en uitbetaling, openbaarheid.
Alle aanvragen voor vergoedingen moeten, samen met de nodige bewijsstukken, ingediend worden bij de algemeen directeur ten laatste 3 maanden nadat het kalenderjaar verstreken is waarin de activiteit of het feit dat aanleiding heeft tot kosten plaats vond. Daarna vervalt definitief de mogelijkheid om een aanvraag in te dienen voor de terugbetaling van kosten gemaakt in het voorbije kalenderjaar.
De algemeen directeur zorgt voor de opname van de terugbetalingen in het jaarlijks register dat openbaar is.”

2.specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van het ambt van burgemeester of schepen.

(1) Algemeen
De bepalingen omtrent vergoedingen en de uitbetaling en openbaarheid ervan voor raadsleden zijn van overeenkomstige toepassing voor de leden van het college van burgemeester en schepenen tenzij hierna anders bepaald wordt.

(2) De terugbetaling van de specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van het ambt wordt over het geheel beperkt tot een maximum van 2250 euro voor de burgemeester en 2000 euro voor de leden van het schepencollege."

BESLUIT:

Enig artikel:
De gemeenteraad verleent goedkeuring voor het reglement voor de terugbetaling van de kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat van raadslid van de gemeente Jabbeke en voor het ambt van burgemeester en schepen en dit voor de bestuursperiode 2019 - 2024.

(laatst gewijzigd:9-5-2019)