Algemeen beleid op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming – Privacyverklaring




Inleiding

Het lokaal bestuur Jabbeke respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van:

Lokaal bestuur Jabbeke
Dorpsstraat 3
8490 Jabbeke
gemeentehuis@jabbeke.be
BE0207528629

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Het lokaal bestuur Jabbeke verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord we om te verwijzen naar het lokaal bestuur Jabbeke . Het lokaal bestuur Jabbeke is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van het lokaal bestuur Jabbeke door te mailen naar dpo@jabbeke.be. In het Engels is dat de data protection officer (DPO). U kunt ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen.

Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.

Het is ook mogelijk dat een decreet of de regering een regeling uitwerkt waarbij we u een voor- of nadeel toekennen zonder dat u daarvoor zelf actie onderneemt. We moeten uw persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of u voor dat voordeel in aanmerking komt, of dat we u een nadeel, zoals een boete, moeten opleggen.

Welke gegevens verwerken we over u?

We verwerken uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.

Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Meestal zijn het gegevens die we nodig hebben om te onderzoeken of u in aanmerking komt voor onze dienstverlening. Die gegevens zijn omschreven in de regelgeving over de dienst. Bij elke categorie van persoonsgegevens vindt u een verwijzing naar de regelgeving. Daarnaast verwerken we uw identificatiegegevens, zodat we onze dienst aan u kunnen verlenen.

Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We gebruiken twee manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen.

We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen. Die documenten zijn opgesomd in de regelgeving.

Daarnaast vragen we gegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Zo hebben we een aantal machtigingen gekregen om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen.

Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens om een dienst te verlenen die u bij ons aanvraagt, of als we u een voor- of een nadeel moeten toekennen zonder dat u daarvoor actie onderneemt.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens voor onze taken van algemeen. Als overheidsdienst mogen wij uw persoonsgegevens enkel verwerken in het algemeen belang zoals die in die regelgeving is omschreven.

In sommige gevallen legt de regelgeving de verwerking van persoonsgegevens rechtstreeks op.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.

Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot uw gegevens.

Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers.

Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We oefenen daar op elk moment controle uit.

Soms zijn we wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging beschikken.

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

Wat zijn uw rechten?

Als we uw persoonsgegevens verwerken in het kader van het algemeen belang, kunt u zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. We wegen dan af of uw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het algemeen belang dat we nastreven met de verwerking. Als we uw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om u de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, te verlenen.

U kunt de gegevens die we over u verwerken, altijd inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. U kunt daarvoor contact opnemen via gemeentehuis@jabbeke.be. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.

U kunt ook terecht bij die dienst als u vindt dat uw gegevens niet langer relevant zijn en dus verwijderd moeten worden.

Als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming dpo@jabbeke.be. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

We zorgen er voor dat de persoonsgegevens goed beveiligd, bewaard en getransporteerd worden, en enkel ingekeken kunnen worden door de medewerkers die ze nodig hebben.

Camerabewaking

Het lokaal bestuur Jabbeke maakt gebruik van cameratoezicht op de verschillende locaties. De gegevensverwerking die als gevolg daarvan plaatsvindt, is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van het bestuur, namelijk de beveiliging van personen en goederen. Toegang tot de camerabeelden is enkel mogelijk voor geautoriseerde personen.

De camerabeelden worden maximaal 30 dagen bewaard voor ze automatisch worden gewist, tenzij er een incident heeft plaatsgevonden. In dat geval worden de beelden gewist wanneer ze niet meer nodig zijn in het kader van het incident. Bij een incident kunnen de camerabeelden, binnen het wettelijke kader, ter beschikking worden gesteld van politie en justitie, bij een geopend strafonderzoek.

De camerabeelden zullen niet met andere derden worden gedeeld, tenzij daar een (wettelijke) verplichting toe bestaat. Er worden geen geluidsopnamen gemaakt.

Delen van grote bestanden

Voor het extern delen van grote bestanden wordt bij de gemeente Jabbeke gebruik gemaakt van een eigen systeem waarbij bestanden voor 8 weken aangeboden worden via een unieke url. Deze url is enkel voor de bestemmelingen van de correspondentie.

Deze oplossing bestaat omwille van de reglementering dat de data steeds binnen de Europese grenzen dient bewaard te blijven en toepassingen als WeTransfer, MegaUpload,… kunnen dit niet garanderen.

Algemene informatie

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.



(laatst gewijzigd:28-5-2014)