32465 - PUBLICATIEDATUM 20/12/2023 - GEMEENTERAAD 11 DECEMBER 2023 – GEMEENTELIJKE REGLEMENTEN - EVENEMENTEN - MIDDELEEUWS FESTIVAL - REGLEMENT DEELNEMENDE LOKALE HORECA- EN HANDELSZAKEN
De Gemeenteraad heeft in zitting van 26 juni 2023 goedkeuring verleend voor de organisatie en budgetvoorziening voor een tweede editie van het Middeleeuws Festival in Snellegem in de periode van 13 en 14 juli 2024.
Voor de goede orde en met als doelstelling duidelijke afspraken te maken met de deelnemende lokale horecazaken, acht de organiserende werkgroep het noodzakelijk hiertoe een reglement op te stellen.
Voorgesteld reglement:
Bij elk geval van twijfel wordt het de deelnemende zaken aangeraden om vooraf de coördinator te contacteren zodat indien nodig zaken kunnen voorgelegd worden aan de stuurgroep ter goedkeuring.
Artikel 1: Duiding
Dit reglement is van toepassing voor alle lokale deelnemende horeca- en andere handelszaken aan het Middeleeuws Festival in Snellegem en dit zonder uitzondering.
In toepassing van artikel 271 en artikel 304 §6 van het decreet lokaal bestuur wordt de realisatie van het Middeleeuws Festival toevertrouwd aan het burgerinitiatief, in samenwerking met het gemeentebestuur Jabbeke, met adres Dorpsstraat 3, 8490 Jabbeke.
Het niet naleven van de bepalingen opgenomen in dit reglement kan tot gevolg hebben dat de deelnemer per direct wordt verwijderd van het festivalterrein.
Artikel 2: Kledij
Alle deelnemers zorgen ervoor dat zijzelf en hun medewerkers op het terrein middeleeuws gekleed zijn.
Artikel 3: Tenten
De tenten die worden gebruikt door de niet-horecadeelnemers moeten er zo middeleeuws mogelijk uitzien. Partytenten zijn een mogelijkheid maar mogen geen modern uitziende vensters bevatten.
Kleuren mogen niet schreeuwerig of fel zijn en zeker geen fluo.
Om discussie te voorkomen wordt aan de deelnemers aangeraden vooraf een foto te bezorgen aan de coördinator van het event die deze dan zal voorleggen aan de stuurgroep bij twijfel.
De tenten van de deelnemende horecazaken moeten een zeer getrouwe middeleeuwse look hebben. Modern uitziende tenten, zoals kadertenten, stretchtenten en dergelijke vormen van partytenten worden niet toegelaten. De tenten dienen vooraf goedgekeurd te worden door de coördinator van het event. Bij twijfel zal deze ze voorleggen aan de stuurgroep.
Artikel 4: Tarieven
De tarieven voor alle consumpties, eten en drinken dienen vooraf besproken te worden met het gemeentebestuur en eenvormig te zijn.
Op het volledige festivalterrein dient de zelfde methode van betalen te worden gehanteerd. Er kan ofwel enkel met cash en bancontact betaald worden ofwel met een jetonsysteem, doch dit moet eenvormig zijn voor alle deelnemende horeca in dit geval.
Het zal niet toegestaan worden aan de deelnemers om zelf een eigen systeem uit te werken dat niet vooraf werd goedgekeurd, en dit op straf van onmiddellijke uitsluiting van het event.
Het niet respecteren van de afgesproken tarieven kan ook leiden tot onmiddellijke uitsluiting.
Artikel 5: Koelwagens
Er zijn onder geen enkele voorwaarde koelwagens met een eigen trekker toegestaan op het terrein. Enkel kleine koelwagens die aangesloten kunnen worden op de elektriciteitsvoorziening ter plaatse kunnen worden toegelaten, en dit enkel na goedkeuring door de organisatie.
Elke koelwagen die niet aan de voorwaarden voldoet, zal onmiddellijk van het terrein worden verwijderd op kosten van de plaatser.
Artikel 6: Stoelen en tafels
Stoelen en tafels gebruikt door de horecazaken dienen vooraf goedgekeurd te zijn door de organisatie. Er worden tafels en stoelen ter beschikking gesteld door het gemeentebestuur. Het wordt aan de deelnemende horecazaken wel toegestaan zelf houten banken of tafels te huren op eigen kosten, mits dit materiaal een middeleeuwse look heeft.
Artikel 7: Toogwagens
Toogwagens zijn toegelaten, doch enkel mits ze aangekleed zijn in een middeleeuwse stijl en moderne delen niet zichtbaar zijn voor het publiek.
Dezelfde voorwaarde geldt voor alle plaatselijke handelaars. Bij gebruik van modern materiaal voor het bereiden van eten of verkoop van producten, moeten moderne elementen zoveel mogelijk onzichtbaar gemaakt worden, of een middeleeuwse uitstraling gegeven worden.
De enige uitzonderingen hierop zijn hygiënische en gezondheidsstandaarden en aanpassingen die brandgevaar kunnen veroorzaken.
Artikel 8: Beschikbare oppervlakte
Alle deelnemers dienen zich te houden aan de gereserveerde oppervlakte die hen ter beschikking wordt gesteld door de organisatie. Indien een gedeelte van de beschikbare ruimte toch niet wordt gebruikt, dient dit zo snel mogelijk te worden gemeld aan het secretariaat op het terrein.
Artikel 9: Aanwezigheid tijdens het evenement
Tenzij op voorlegging van een bewijs van overmacht, zoals doktersattest, dienen de plaatselijke deelnemers, net zoals de andere handelaars, gedurende het volledige event aanwezig te zijn op het terrein. Het gaat niet op dat deelnemende handelaars enkel aanwezig zijn op uren die zij zelf bepalen. Uitverkocht zijn is eveneens geen geldig excuus zonder bewijs. Het is mogelijk zich te laten bevoorraden op het terrein, zolang hier geen gemotoriseerd voertuig aan te pas komt.
Artikel 10: Afspraken met de deelnemende reenactors
De deelnemende horecazaken zorgen ervoor dat de reenactors tijdens het event ‘s ochtends van 7.30 tot 9.30 uur gratis koffie bij hen kunnen verkrijgen.
Artikel 11: Aanbieden van specifieke dranken of gerechten
Indien er afspraken gemaakt worden om specifieke dranken of gerechten, zoals suikervrije, vegetarische of lactosevrije alternatieven aan te bieden, dienen deze afspraken te worden gerespecteerd.
Artikel 12: Compensatie bij uitsluiting van het evenement
Wie uitgesloten wordt op het terrein wegens het niet respecteren van de afspraken opgenomen in dit reglement, heeft geen recht op enige vergoeding of schadeloosstelling.
Artikel 13: Contact
Bij vragen of problemen kunnen deelnemende zaken terecht bij het gemeentebestuur via volgende kanalen:
Adres: Dorpsstraat 3, 8490 Jabbeke
E-mail: gemeentehuis@jabbeke.be
Telefonisch: 050 81 02 11
BESLUIT:
Enig artikel:
De gemeenteraad keurt het reglement zoals voorgelegd goed.